Klachten- en aanvraagbeheer voor verenigingen en beheerders
Eén gestructureerd meldformulier waarlangs alle meldingen binnenkomen, met een referentienummer en duidelijke statusopvolging. Geen losse mails en berichten meer die je zelf moet samenleggen.
Voor verenigingen, syndici en kleine VME's.
Elke melding komt via een ander kanaal, en niemand weet nog wat er al opgevolgd is
Een bewoner mailt over een lekkende leiding, een ander stuurt een berichtje over de verlichting in de gang, een derde spreekt je erop aan in de inkomhal. De ene melding zit in je mailbox, de andere in WhatsApp, de derde in je hoofd.
Tegen dat je wil opvolgen, moet je alles bij elkaar zoeken, en onvermijdelijk valt er iets tussen. De melder weet intussen niet of er al iets mee gebeurt, dus stuurt hij nog een bericht, en de wirwar wordt alleen maar groter.
Het kan overzichtelijker, voor jou én voor wie iets meldt.
Een gestructureerd meld- en aanvraagformulier waarlangs alle meldingen op één plek binnenkomen. Wie iets wil melden, vult het formulier in en krijgt automatisch een referentienummer. Vanaf dan is elke melding te volgen: jij ziet wat er binnenkwam, wat in behandeling is en wat afgehandeld is, en de melder ziet de status van zijn aanvraag.
Geen losse mails en berichten meer die je zelf moet samenleggen, maar één overzichtelijk systeem waarin niets verloren gaat. Het is jouw systeem, met jouw categorieën, jouw werkwijze en jouw huisstijl.
Van vraag tot afgehandeld
Een bewoner of lid opent het meldformulier via een link, beschrijft het probleem of de aanvraag, en verstuurt het. Hij krijgt meteen een bevestiging met een referentienummer, zodat hij weet dat het goed is aangekomen. De melding verschijnt bij jou in een overzicht, met alle info erbij.
Jij volgt op in dat overzicht: je zet een melding op in behandeling, voegt eventueel een opmerking toe, en markeert ze als afgehandeld wanneer het opgelost is. De melder kan de status volgen en hoeft niet telkens te vragen of er al iets mee gebeurd is.
Het verschil dat je voelt
Niets valt nog tussen de mazen
Elke melding komt op dezelfde plek binnen, met een referentienummer. Geen verloren mails of vergeten berichtjes meer.
Minder vragen om opvolging
Omdat de melder zelf de status ziet, hoeft hij je niet telkens opnieuw te contacteren. Dat scheelt jou een hoop herhaalde berichten.
Overzicht en bewijs
Je ziet in één oogopslag wat er loopt en wat afgehandeld is, en je hebt een nette historiek van wat er gemeld en opgelost werd, handig bij verantwoording achteraf.
Een professionele indruk
Een gestructureerd systeem met bevestigingen en statusopvolging straalt zorg en orde uit, ook als je een kleine vereniging of VME bent.
Verenigingen, syndici, kleine VME's en elke organisatie die meldingen, klachten of aanvragen binnenkrijgt via verschillende kanalen en het overzicht wil bewaren. Net voor wie dit er vrijwillig of in bijberoep bij doet, scheelt één centraal systeem enorm veel zoekwerk.
Wat het kost
Elk systeem is op maat gebouwd, dus de prijs hangt af van wat je nodig hebt. We werken met een eenmalige ontwikkelkost en een maandelijks bedrag voor onderhoud en hosting, zodat je tool blijft werken en up-to-date blijft. Wat het voor jou concreet betekent, bekijken we samen in een vrijblijvend gesprek.
Plan een gratis kennismakingKlinkt dit als iets voor jouw zaak?
De eerste stap is een vrijblijvend gesprek waarin we vooral luisteren naar hoe je werkt. Daarna weten we allebei of dit het verschil kan maken.