Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 20 oktober 2026

Citaura bouwt software, automatiseringen en AI-toepassingen. Daarbij komen we gegevens tegen: van klanten, van bezoekers van onze website, van mensen die we contacteren. Hier lees je wat we ermee doen.

Verantwoordelijke

Citaura, eenmanszaak van Viktor Browaeys

Zetel

Zottegem, België

Ondernemings- en btw-nr.

BE 1037.704.812

Privacyvragen

info@citaura.be · +32 476 40 13 27

Versie

1.0, laatst bijgewerkt op 20 oktober 2026

01Over deze verklaring

Deze verklaring legt uit hoe Citaura persoonsgegevens verwerkt waarvoor zij zelf verantwoordelijk is: van bezoekers van citaura.be, van wie contact met ons opneemt, van klanten en hun contactpersonen, van zakelijke contacten die we benaderen, van deelnemers aan opleidingen en van leveranciers en partners.

We volgen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR), de Belgische wet van 30 juli 2018 over de bescherming van persoonsgegevens en de regels over elektronische communicatie. Citaura heeft geen functionaris voor gegevensbescherming; Viktor Browaeys is zelf het aanspreekpunt voor alle vragen over privacy.

02Wanneer we verwerker zijn

Een groot deel van ons werk is het bouwen en onderhouden van toepassingen voor klanten, zoals een boekingsplatform, een klantenportaal of een AI-assistent. De gegevens die daarin terechtkomen, verwerken we in opdracht van die klant: de klant is dan verwerkingsverantwoordelijke, Citaura is verwerker. Daarvoor sluiten we met elke klant een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG.

Voor die gegevens geldt de privacyverklaring van de klant, niet deze. Wil je er je rechten over uitoefenen, richt je dan tot de organisatie die de toepassing gebruikt. Krijgen wij je vraag, dan sturen we ze door.

03Bezoekers van onze website

Gegevens

Technische gegevens zoals IP-adres, browser, toestel, bezochte pagina's en tijdstip, en de keuze die je maakt in de cookiebanner.

Waarom

De website veilig en goed laten werken, misbruik voorkomen en, als je daarmee instemt, het gebruik van de site meten met Google Analytics.

Grond

Ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende website. Voor meetcookies: je toestemming.

Hoe lang

Serverlogs maximaal 30 dagen. Voor cookies en statistieken: zie artikel 15.

Chatassistent. Stel je een vraag via de chatassistent op de site, dan sturen we je bericht naar een AI-dienst (OpenAI) om een antwoord te maken. We bewaren die gesprekken zelf niet. Deel er daarom geen gevoelige of vertrouwelijke gegevens in.

04Contact, kennismaking en nieuwsbrief

Gegevens

Naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, functie, je vraag en wat je ons daarover vertelt, en de afspraak die we maken.

Waarom

Je vraag beantwoorden, een kennismaking plannen en voorbereiden, en een offerte opstellen.

Grond

Maatregelen die je zelf vraagt vóór een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om op je vraag te antwoorden.

Hoe lang

Tot 2 jaar na het laatste contact als er geen samenwerking volgt.

Nieuwsbrief. Schrijf je je in, dan gebruiken we je e-mailadres om je af en toe een praktisch idee te sturen. Dat gebeurt op basis van je toestemming. We bewaren je adres tot je je uitschrijft; dat kan altijd, via de link onderaan elke mail.

05Klanten en hun contactpersonen

Gegevens

Naam, functie, zakelijke contactgegevens, ondernemings- en btw-nummer, facturatie- en betaalgegevens, offertes, overeenkomsten, correspondentie en notities over het project.

Waarom

De overeenkomst uitvoeren, communiceren over het project, support verlenen, factureren en betalingen opvolgen, en onze rechten verdedigen bij een geschil.

Grond

De uitvoering van de overeenkomst; voor facturatie en boekhouding een wettelijke verplichting; voor geschillen ons gerechtvaardigd belang.

Hoe lang

Projectgegevens tot 5 jaar na het einde van de samenwerking. Facturen en boekhoudkundige stukken 10 jaar, zoals de wet voorschrijft.

06Zakelijke prospectie

We contacteren ondernemingen en organisaties waarvoor ons aanbod redelijkerwijs nuttig kan zijn, per telefoon of e-mail.

Gegevens

Naam en adres van de onderneming, sector, publiek beschikbare informatie over haar werking, en waar nodig naam, functie en zakelijke contactgegevens van een contactpersoon.

Bronnen

De website van de onderneming, de Kruispuntbank van Ondernemingen, Google Maps en andere publieke bedrijfsvermeldingen, LinkedIn en zakelijke contactdatabanken.

Waarom

Bepalen of ons aanbod relevant is, een gericht eerste bericht of gesprek voorbereiden, en bijhouden wie we al contacteerden, zodat we niemand ongewenst opnieuw benaderen.

Grond

Ons gerechtvaardigd belang om onze diensten aan ondernemingen voor te stellen. We beperken ons tot zakelijke gegevens en wegen dat belang af tegen jouw privacy.

Hoe lang

12 maanden na het laatste contact als er geen interesse is. Vraag je om niet meer gecontacteerd te worden, dan bewaren we enkel je naam en contactgegeven op een uitsluitingslijst, zodat we die vraag blijvend kunnen respecteren.

Voor e-mail gebruiken we bij voorkeur algemene adressen van de onderneming, zoals info@. Elk bericht vermeldt wie we zijn, waar we je gegevens vonden en hoe je je kan afmelden. In onze e-mails meten we of een bericht geopend wordt en of er op een link geklikt wordt; daarbij bewaren we het tijdstip, het type browser of mailprogramma en een onherkenbaar gemaakte (gehashte) versie van je IP-adres.

Je kan je op elk moment kosteloos verzetten tegen dit gebruik, zonder een reden op te geven. We stoppen dan meteen.

07Opleidingen en de Citaura AI Academy

Gegevens

Naam, e-mailadres, telefoonnummer, school of organisatie, gekozen traject en sessies, aanwezigheid, je account op onze digitale leeromgeving, berichten in het forum, ingediende oefeningen en eindwerk, betaalgegevens en feedback. Voor minderjarige deelnemers ook naam en contactgegevens van een ouder of voogd.

Waarom

Inschrijvingen en betalingen verwerken, deelnemers informeren, toegang geven tot onze digitale leeromgeving, vragen in het forum beantwoorden, de lessen geven en opvolgen, een certificaat uitreiken en het aanbod verbeteren.

Grond

De uitvoering van de overeenkomst met de deelnemer of, bij minderjarigen, met de ouder of voogd. Voor foto's en beelden: toestemming.

Hoe lang

Deelnemersgegevens tot 2 jaar na de laatste sessie; uitgereikte certificaten tot 5 jaar, zodat we ze kunnen bevestigen; facturen 10 jaar.

Accounts die deelnemers tijdens een opleiding gebruiken, zoals een account bij een AI-dienst, vallen onder de voorwaarden en het privacybeleid van die dienst. We leggen vooraf uit welke accounts nodig zijn en wie ze aanmaakt.

Infoavond en webinar. Laat je via de Academy-pagina je gegevens achter voor de infoavond of het webinar, dan gebruiken we je e-mailadres, telefoonnummer, je naam als je die invult, en of je scholier, ouder, leerkracht of student bent, enkel om je te informeren over de AI Academy en de volgende infoavond of het volgende webinar, en je daarover te contacteren. Dat gebeurt op basis van je toestemming. We bewaren die gegevens tot je je afmeldt, en uiterlijk 12 maanden na je aanmelding.

Keuzehulp. Je antwoorden in de keuzehulp bewaren we zonder naam of e-mailadres, samen met de laatst bereikte vraag en de bron van je bezoek (zoals een campagnelink of kortingscode), om de keuzehulp en ons aanbod te verbeteren en te zien in welke regio's en op welke momenten er interesse is. Vraag je op het einde je resultaat op, dan voegen we je voornaam en e-mailadres toe en sturen we je resultaat naar dat adres. Dat gebeurt op basis van je toestemming. Berichten over nieuwe reeksen en workshops krijg je enkel als je dat apart aanvinkt, of als je vraagt om verwittigd te worden wanneer er een reeks in je buurt start. In de keuzehulp vragen we geen familienaam, telefoonnummer of geboortedatum. We bewaren deze gegevens tot je je afmeldt, en uiterlijk 12 maanden na het invullen.

Gratis gids. Vraag je de gids over AI-vaardigheden per studierichting aan, dan bewaren we je e-mailadres, telefoonnummer, of je de gids voor de hogeschool of de universiteit koos, de bron van je bezoek en wanneer je de gids downloadde. We gebruiken die gegevens om je de gids te bezorgen en je daarover te contacteren per mail of telefoon, op basis van je toestemming. Berichten over nieuwe reeksen, workshops en het webinar krijg je enkel als je dat apart aanvinkt. We bewaren deze gegevens tot je je afmeldt, en uiterlijk 12 maanden na je aanvraag.

Inschrijving. Bij een inschrijving vragen we de naam van de deelnemer, het gekozen traject, de gemeente of studentenstad, de gewenste momenten en de contactgegevens van de inschrijver. Voor een scholier is dat een ouder of voogd, die ook toestemming geeft voor de deelname.

08Leveranciers en partners

Gegevens

Naam, functie en zakelijke contactgegevens van contactpersonen, bestellingen, facturen en correspondentie.

Grond

De uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke boekhoudverplichtingen.

Hoe lang

5 jaar na het einde van de samenwerking; facturen 10 jaar.

09Gebruik van AI-tools

We gebruiken AI-tools om efficiënter te werken, bijvoorbeeld om publieke informatie over een onderneming samen te vatten, een eerste versie van een tekst of offerte op te stellen, of code te schrijven en te controleren. We doen dat enkel met diensten onder zakelijke voorwaarden die bepalen dat ingevoerde gegevens niet gebruikt worden om modellen te trainen. We voeren er niet meer persoonsgegevens in dan nodig, en geen bijzondere categorieën van gegevens zoals gezondheidsgegevens.

Een mens controleert altijd wat we met behulp van AI maken voordat het verstuurd of opgeleverd wordt. We nemen geen beslissingen over personen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking steunen (zie artikel 16).

10Wie je gegevens kan ontvangen

We verkopen of verhuren je gegevens nooit. We delen ze enkel met wie ze nodig heeft voor de doelen hierboven:

Mail en kantoor

Mail, agenda, documenten en opslag (Google Workspace), en e-mails die de website verstuurt (Resend).

Hosting

Website, toepassingen en databanken (Vercel, Supabase).

Afspraken

Het inplannen van een kennismaking (Cal.com).

Statistieken

Het meten van het gebruik van de website, enkel na je toestemming (Google Analytics).

AI-diensten

Zie artikel 9 en de chatassistent in artikel 3 (Anthropic, OpenAI).

Prospectie

Zakelijke contactdatabanken, voor de zakelijke prospectie van artikel 6.

Facturatie

Facturen, Peppol en betalingen, via ons facturatiepakket en onze bank.

Boekhouder

Boekhouding en aangiftes.

Onderaannemers

Onderaannemers en lesgevers, voor de uitvoering van een opdracht of opleiding, onder geheimhouding.

Overheden

Enkel als de wet ons daartoe verplicht.

Met dienstverleners die gegevens voor ons verwerken, sluiten we de nodige verwerkersafspraken. Een actuele lijst bezorgen we op eenvoudige vraag.

11Doorgifte buiten Europa

We kiezen waar mogelijk leveranciers die gegevens in de Europese Economische Ruimte (EER) bewaren. Sommige leveranciers zijn gevestigd in of werken met de Verenigde Staten of een ander land buiten de EER. Dan gebeurt de doorgifte enkel met een wettelijke waarborg: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde ondernemingen, of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende maatregelen.

12Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleutelde verbindingen, en versleutelde opslag waar mogelijk;
• tweestapsverificatie op alle accounts waarmee we gegevens beheren;
• een wachtwoordbeheerder voor wachtwoorden en sleutels;
• toegang enkel voor wie die nodig heeft;
• regelmatige updates en back-ups;
• geheimhoudingsafspraken met onderaannemers en lesgevers.

Gebeurt er toch een datalek met een risico voor jou, dan melden we dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, bij een hoog risico, ook aan jou.

13Je rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te krijgen in de gegevens die we over je hebben;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen, tenzij we ze nog moeten bewaren, bijvoorbeeld voor de boekhouding;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten doorsturen (overdraagbaarheid);
• een gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit iets verandert aan wat daarvoor rechtmatig gebeurde.

14Hoe je je rechten uitoefent

Stuur een e-mail naar info@citaura.be en vermeld welk recht je wil uitoefenen en, waar nodig, over welke gegevens het gaat. Twijfelen we aan je identiteit, dan kunnen we een bijkomend gegeven vragen om dat na te gaan, nooit meer dan nodig.

We antwoorden binnen een maand. Bij een complexe vraag kan die termijn met twee maanden worden verlengd; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Het uitoefenen van je rechten is kosteloos, tenzij een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Ben je niet tevreden over ons antwoord, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

15Cookies

Onze website gebruikt strikt noodzakelijke opslag, die de site laat werken en je keuze in de cookiebanner onthoudt. Daarvoor is geen toestemming nodig.

Met je toestemming meten we via Google Analytics hoe de site gebruikt wordt. Google Analytics plaatst daarvoor cookies die tot 2 jaar bewaard blijven; de statistieken bewaren we hoogstens 14 maanden. Weiger je, dan worden die cookies niet geplaatst. Google kan dan wel een beperkt signaal zonder cookies ontvangen, bijvoorbeeld dat een pagina bekeken werd.

Je kan je keuze altijd wijzigen via “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina. We gebruiken geen cookies voor advertenties of om je over andere websites heen te volgen. Meer details lees je in ons cookiebeleid.

16Geen geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking steunen en die rechtsgevolgen hebben voor jou of je op een vergelijkbare manier aanzienlijk treffen. Bij prospectie kunnen we ondernemingen ordenen naar hoe goed ons aanbod bij hen past; dat gebeurt op het niveau van de onderneming en wordt door een mens beoordeeld.

17Minderjarigen

Onze diensten zijn in de eerste plaats bedoeld voor ondernemingen en organisaties. Minderjarigen komen enkel in beeld als deelnemer aan een opleiding, zoals de Citaura AI Academy. Voor deelnemers jonger dan 18 jaar gebeurt de inschrijving door of met akkoord van een ouder of voogd. Beeldmateriaal van minderjarigen gebruiken we enkel met toestemming van de ouder of voogd, en nooit met vermelding van hun volledige naam.

18Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer onze werking of de regelgeving verandert. De datum bovenaan toont wanneer ze laatst werd bijgewerkt. Bij een belangrijke wijziging die jou rechtstreeks raakt, verwittigen we je als we je contactgegevens hebben.